Si los asistentes no se sienten preparados, es menos probable que participen, se relacionen o retengan información durante un evento corporativo. En toda la industria de eventos, los planificadores están de acuerdo en que la comunicación temprana y reflexiva antes de un evento impacta directamente la participación y la satisfacción. Preparar a los asistentes no es solo una cortesía, es un paso estratégico que mejora la experiencia y la efectividad de eventos corporativos .
1. Diseñe viajes personalizados por correo electrónico La comunicación personalizada se ha convertido en una práctica óptima en la planificación exitosa de eventos. El envío de series de correo electrónico segmentadas adaptadas a los roles, intereses o tipos de boletos de los asistentes puede ayudarlos a sentirse reconocidos y guiados incluso antes de que comience el evento. Estos correos electrónicos pueden incluir:
Sesiones sugeridas basadas en la asistencia anterior Presentaciones a oradores o compañeros asistentes Información de acceso a eventos y recordatorios Recursos previos al evento o contenido descargable Este enfoque construye una conexión antes de la llegada, estableciendo el tono para un mayor compromiso.
2. Hospedar sesiones de orientación virtual Los organizadores de eventos de alto rendimiento suelen organizar reuniones breves virtuales de inicio o previsualizaciones en vivo. Estas sesiones brindan a los asistentes la oportunidad de hacer preguntas, conocer a los organizadores y familiarizarse con el formato del evento de antemano. También reducen la confusión del primer día al:
Explicación de cómo acceder a las herramientas digitales Revisión de agendas y sesiones clave Destacando las oportunidades de networking Demostrando aplicaciones o plataformas de eventos Incluso las orientaciones informales en línea pueden mejorar drásticamente la preparación de los asistentes.
3. Implementar aplicaciones de eventos con agendas interactivas Las aplicaciones de eventos móviles se han convertido en estándar en los líderes eventos corporativos . En lugar de depender de programas impresos o archivos PDF estáticos, los planificadores ahora proporcionan herramientas digitales que ofrecen:
Agendas personalizadas y en tiempo real Recordatorios de sesión y notificaciones push Mapas interactivos del lugar Funciones de preguntas y respuestas en vivo y encuestas Mensajería integrada entre los asistentes Cuanto más accesible y dinámico sea el contenido del evento, más probable será que los asistentes exploren y se involucren.
4. Utilice la gamificación para generar un compromiso temprano La gamificación aprovecha la motivación humana natural. Muchos eventos exitosos utilizan la mecánica del juego para que los asistentes interactúen con el contenido previo al evento, exploren la agenda o se conecten con otros. Por ejemplo:
Ganar puntos por configurar su perfil Desbloqueo de insignias para unirse a sesiones Competir en trivia basada en el tema del evento Participar en los retos de las redes sociales Estas tácticas crean un sentido de diversión y competencia que fomenta la participación temprana.
5. Proporcionar beneficios VIP o de lealtad para Eventos Corporativos Cuando los asistentes reciben un tratamiento exclusivo, especialmente si han participado en eventos anteriores, aumenta el sentido de valor y confianza en la marca. Las empresas reconocidas a menudo ofrecen:
Acceso anticipado a conferencias magistrales o sesiones privadas Regalos de bienvenida enviados por correo con anticipación Asiento reservado o entrada prioritaria Mensajes de bienvenida o itinerarios personalizados Estos toques hacen que los asistentes habituales se sientan apreciados y los recién llegados se sientan incluidos.
Estudio de caso mini: Hilton Honors y compromiso previo al evento Los Hoteles Hilton mejoran su experiencia en reuniones de negocios a través de Aplicación Hilton Honors , que permite a los viajeros de negocios registrarse, seleccionar sus habitaciones y recibir información del evento con anticipación.
Una compañía global que organiza una cumbre anual de liderazgo utilizó esta herramienta para enviar a los asistentes detalles personalizados de las salas y acceso a los materiales de la reunión días antes de su llegada. Como resultado, los organizadores reportaron un registro más fluido, un mayor uso de aplicaciones durante las sesiones y puntuaciones de retroalimentación notablemente mejores en comparación con eventos anteriores. ¿El cambio clave? Comunicación más efectiva incluso antes de que comenzara el evento.
FAQs 1. ¿Cuáles son las mejores herramientas para la comunicación previa al evento?
2. ¿Con qué anticipación debe comenzar a preparar a los asistentes para un evento corporativo?
3. ¿Es necesaria una aplicación móvil para eventos más pequeños?
4. ¿Puede la gamificación realmente marcar la diferencia?
5. ¿Qué pasa si los asistentes ignoran los correos electrónicos previos al evento?
Los asistentes bien preparados conducen a mejores resultados. Ya sea que esté organizando una conferencia, una cumbre de liderazgo o un retiro de formación de equipos, la comunicación estratégica previa al evento sienta las bases para el éxito eventos corporativos . Explore herramientas, técnicas y socios que lo ayudan a conectarse con su audiencia antes del primer apretón de manos.
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